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Sistema S104

Il compito:
  Gestire l’intera corrispondenza avendo sotto controllo cosa, a chi, quando, da chi, con chi, a che prezzo, dove, in che forma si è spedito tutte le lettere.

Saper rispondere a domande quali:?

1. qual è il numero della raccomandata spedita il mese scorso al sig Bianchi?
2. quanti soldi ha speso la direzione vendite l’anno scorso?
3. quanta corrispondenza diamo al corriere XY?
4. in quale area del paese spediamo la maggior parte di corrispondenza

Il modo attuale di operare

A fronte di una qualsiasi domanda o si fa una ricerca a mano o si rinuncia perché mancano i dati.

I problemi che di conseguenza si generano

1. Lunghi tempi di ricerca
2. Lavoro estremamente demotivante
3. Mancanza di dati.
4. impossibilità di dare una risposta

La soluzione

Le lettere vengono fatte passare attraverso uno scanner

per la produzione delle immagini dal quale l’applicativo procede automaticamente alla estrazione di una serie di dati, che vendono poi integrati con altri immessi tramite un comodo sistema che evita la digitazione dei dati a tastiera.

Dal database formato si è in grado di fornire una serie di dati preziosi sia analitici, sia statistici molto utili alle varie direzioni aziendali (marketing, acquisti, legale, ecc)

Composizione del sistema:

• scanner
• lettore barcode
• applicativo

I benefici

1. Ricerche rapide e mirate anche con poche informazioni sulla corrispondenza uscita.
2. Statistiche sugli invii divise per area, cap, città, tipologia spedizione, ecc
3. Attribuzione spese ai centri di costo
4. Totale spese per corriere