MAIL MANAGEMENT
Sistema P201

Il compito:
Ricevere e spedire la corrispondenza, catalogarla e inoltrarla all’ufficio di destinazione, mantenendo in qualsiasi momento il controllo totale della corrispondenza in giacenza e consegnata.

Il modo attuale di operare

Nella maggior parte dei casi la corrispondenza viene per lo più posta in una casella dalla quale viene poi presa da un operatore per la consegna.

Alcune volte per avere uno scarico della consegna si usa fare una fotocopia della lettera da far firmare al destinatari per ricevuta.

I problemi che di conseguenza si generano

1. Nell’ufficio posta non rimane alcuna traccia della corrispondenza transita tata.
2. E’ difficile , se non impossibile rintracciare una raccomandata o una cartolina di avviso ricevimento con il numero di raccomandata.
3. E’ difficile sapere se un oggetto postale è stato ricevuto in una certa data
4. Non sempre si ha un riscontro certo della persona alla quale è stata consegnata la lettera

La soluzione

Le lettere vengono fatte passare attraverso uno scanner per la cattura dell’immagine. In seguito alcuni dati sono imputati nel PC a corredo della fotografia fatta consentendo la formazione di un database.

Ulteriori dati aggiornano il database quando la corrispondenza va in distribuzione e quando viene ricevuta dal destinatario.
All’operatore che va in distribuzione viene fornita automaticamente l’elenco/ricevute delle raccomandate in consegna.

La corrispondenza può essere etichettata con note aggiuntive per facilitare la consegna stessa in situazione o di personale nuovo oppure di cambiamenti all’interno della organizzazione

Le immagini della corrispondenza aperta/chiusa possono essere inoltrate via elettronica agli uffici richiedenti senza dover movimentare il cartaceo

Composizione del sistema:

• scanner
• applicativo
• stampante
• lettore di barcode
• stampante etichette

I benefici

1. Controllo totale ed immediato della corrispondenza in entrata, in uscita ed in consegna.
2. Archivio corrispondenza trattata date/ora, memorizzazioni di immagini e attestazioni di ricevuta
3. Track & tracing interno